Kita barangkali pernah mendengar istilah ini, namun ternyata banyak dari kita yang belum mengenal pengertian dan jenis-jenis arsip dengan jelas.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait kearsipan menjelaskan bahwa arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.
Kalau kita melihat pada asal katanya, arsip sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu “archive” yang berarti kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang mampu memberikan informasi terkait suatu lembaga, kelompok orang, ataupun tempat tertentu. Adapun kearsipan adalah manajemen perlengkapan arsip.
Arsip membutuhkan penataan. Tujuan dalam penataan arsip antara lain yaitu:
- Supaya proses pemeliharaan dapat berlangsung dengan baik, aman, dan teratur.
- Supaya kerahasiaan arsip tetap dapat dijaga dengan baik.
- Supaya saat dibutuhkan, arsip dengan cepat dan tepat mudah untuk didapatkan.
- Supaya arsip dapat dijaga dari hal-hal yang tidak diinginkan.
- Supaya pemborosan waktu dan tenaga dapat kita hindari saat butuh untuk mencari arsip.
- Supaya arsip tetap dapat dilestarikan keberadaannya.
- Supaya tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip menjadi lebih hemat.
Berikut jenis-jenis arsip yang dapat Anda pelajari:
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya
1. Jenis Arsip Personal Record
Yaitu arsip yang berhubungan dengan urusan kepegawaian. Contoh untuk arsip personal record adalah curriculum vitae, surat keputusan, surat lamaran kerja, dan absensi pegawai.
2. Jenis Arsip Inventory Record
Yaitu arsip dengan isi seputar barang-barang inventaris. Contohnya adalah catatan mengenai harga, jumlah, ukuran, dan merek barang.
3. Jenis Arsip Production Record.
Sesuai dengan namanya, arsip ini berisi tentang urusan-urusan produksi. Contoh untuknya adalah catatan mengenai jenis mesin / alat yang digunakan, jenis bahan baku, dan jenis atau kualitas barang.
4. Jenis Arsip Financial Record
Yaitu arsip yang isinya adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh dari arsip ini adalah cek, kartu kredit, kuitansi, dan giro.
5. Jenis Arsip Sales Record
Yaitu catatan atau arsip yang memuat urusan-urusan penjualan. Sebagai contoh adalah daftar nama agen, data penjualan, dan daftar distributor.
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Menurut kegunaan dan fungsi, arsip memiliki dua macam bentuk sebagaimana berikut:
1. Jenis Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dalam kegiatan perkantoran sehari-hari sudah tidak dipakai alias ia secara langsung sudah tidak dipakai dalam aktifitas pelaksanaan, perencanaan, dan penyelenggaraan administrasi perkantoran.
2. Jenis Arsip Dinamis
Pengertian arsip dinamis yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam aktifitas pelaksanaan, perencanaan, dan penyelenggaraan administrasi perkantoran. Ia memiliki 3 jenis, yaitu:
- Arsip vital, yaitu arsip yang kelangsungan operasional pencipta arsip sangat bergantung pada keberadaannya. Ia tidak dapat diganti apabila hilang atau rusak dan tidak dapat diperbarui. Misalnya adalah sertifikat bangunan atau tanah, ijazah, dan sebagainya.
- Arsip inaktif, yaitu arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya. Unit sentral dalam suatu instansi / organisasi bertugas untuk mengelolanya. Contoh darinya adalah raport.
- Arsip aktif, yaitu arsip yang masih tinggi frekuensi penggunaannya atau arsip yang unit pengolahan suatu instansi / organisasi masih terus menerus menggunakannya. Contoh dari arsip ini adalah daftar absen atau kehadiran karyawan.
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya
1. Jenis Arsip yang memiliki bentuk selain lembaran.
Sebagai contoh yaitu kaset, micro film, disket komputer, flashdisk, dan lain-lain.
2. Jenis Arsip dengan bentuk lembaran.
Misal SK pendirian bangunan, surat kontrak, akte notaris, cek, foto, kuitansi, dan lain sebagainya.
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
1. Jenis Arsip Instansi Pemerintah / Swasta
Arsip Instansi Pemerintah / Swasta terbagi menjadi 2, yaitu:
- Arsip Sentral dan Arsip Unit. Ia merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip. Adapun Arsip Unit adalah arsip yang penyimpanannya disebarkan pada setiap bagian organisasi.
- Arsip Primer dan Arsip Sekunder. Arsip primer adalah arsip asli dengan arti bukan tindasan, bukan karbon kopinya, bukan salinan, dan bukan microfilmnya. Adapun arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.
2. Jenis Arsip Lembaga Pemerintahan
Ia terbagi menjadi 2, yaitu:
- Pertama, Arsip Nasional Daerah atau Arsip Nasional di setiap Ibukota Daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengannya (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah khusus Ibukota Jakarta).
- Kedua, Arsip Nasional Pusat, ia merupakan inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang juga dikenal dengan Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia).
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
1. Jenis Arsip Rahasia
Hanya orang tertentu dalam sebuah instansi / organisasi yang memiliki akses kepada arsip ini. Contoh untuk arsip ini adalah hasil penilaian karyawan.
2. Jenis Arsip Biasa
Arsip ini awal pembuatannya masuk pada kelompok arsip penting. Akan tetapi, seiring dengan berlalunya waktu, ia menjadi tidak berguna. Contohnya adalah surat lamaran kerja.
3. Jenis Arsip Sangat Penting
Arsip ini memiliki nilai ilmiah atau sejarah dan digunakan sebagai alat pengingat selama-lamanya. Misalnya adalah naskah proklamasi.
4. Jenis Arsip Tidak Penting
Yaitu arsip yang keberadaannya hanya untuk informasi saja, seperti surat undangan.
5. Jenis Arsip Penting
Arsip yang memiliki hubungan dengan masa yang akan datang dan masa lalu seperti surat perjanjian kerja.
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Keasliannya
Kelompok arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dibagi menjadi 4, yaitu:
1. Jenis Arsip Asli
Arsip ini merupakan dokumen utama yang cetakan printer, hentakan mesin tik, legalisasi asli, dan tanda tangan asli langsung mengenainya.
2. Jenis Arsip Tembusan
Ini adalah dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya selain arsip asli. Tujuan pembuatannya adalah untuk pihak lain selain penerima dokumen asli, meskipun proses pembuatannya dalam waktu bersamaan dengan dokumen asli.
3. Jenis Arsip Salinan
Arsip ini merupakan dokumen yang isinya memiliki kesesuaian dengan arsip asli, namun waktu pembuatannya tidak sama dengannya.
4. Jenis Arsip Petikan
Ini merupakan dokumen yang berisi bagian dari dokumen asli. Misal dalam dokumen asli berisi A,B,C, dan D, maka dalam arsip petikan berisi B yang rujukannya adalah dokumen asli.
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Guna
Apabila kita melihat kepada segi kepentingan dan keperluan orang yang menggunakannya, maka arsip ada 7 macam, yaitu:
1. Jenis Arsip dengan nilai informasi.
Yaitu arsip yang tidak dikaitkan dengan instansi / lembaga penciptanya dan mengandung informasi kegunaan untuk kepentingan sejarah dan penelitian. Contohnya adalah pemberitahuan, undangan, dan pengumuman.
2. Jenis Arsip yang memiliki nilai hukum.
Yaitu arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan berisi bukti-bukti atas kewajiban serta hak pemerintah dan warga negara. Contoh: Akta perkawinan, surat perjanjian, akta kelahiran, surat keputusan pengadilan, surat kuasa, dan akta pendirian perusahaan.
3. Jenis Arsip yang mengandung nilai administrasi.
Yaitu arsip yang digunakan sebagai dasar fungsi instansi / lembaga pencipta arsip dan pelaksanaan tugas. Misalnya dokumen prosedur kerja, dokumen uraian tugas pegawai, surat keputusan, dan dokumen ketentuan-ketentuan organisasi.
4. Jenis Arsip bernilai teknologi dan ilmiah.
Yaitu arsip dengan kandungan teknologi dan data ilmiah sebagai hasil dari penelitian terapan atau penelitian murni. Contoh untuk arsip ini adalah makalah hasil penelitian.
5. Jenis Arsip dengan nilai keuangan.
Yaitu arsip yang isinya adalah segala hal yang berhubungan dengan pertanggungjawaban keuangan dan transaksi. Misalnya adalah laporan keuangan, bon penjualan, dan kuitansi.
6. Jenis Arsip yang memiliki nilai sejarah.
Yaitu arsip yang dapat mengingatkan kembali akan suatu peristiwa dan menggambarkan kejadian yang telah terjadi di masa lampau. Contohnya yaitu notulen rapat, gambar peristiwa, dan berkas laporan tahunan.
7. Jenis Arsip yang memiliki nilai pendidikan.
Yaitu arsip yang berisi tentang dunia pendidikan dan tentang sesuatu yang berguna dalam dunia pendidikan. Contoh untuk arsip ini yaitu program pelajaran, karya ilmiah para ahli, satuan pelajaran, dan kurikulum.
Setelah membaca penjelasan di atas, kita dapat mengambil kesimpulan bahwa arsip adalah kumpulan berkas, catatan sejarah, atau dokumen yang berisi informasi tentang suatu lembaga, tempat, atau organisasi.
Itulah penjelasan lengkap seputar pengertian, tujuan, dan jenis-jenis arsip yang dapat kami sampaikan. Semoga bermanfaat.